Escritórios também precisam ser mais eficientes, diz especialista em Lean Office

Publicado em 22/08/2017

Informações: Agência CNI de Notícias 

Será que é possível tornar os escritórios mais eficientes se inspirando na filosofia de produção enxuta, criada pela Toyota, no Japão, depois da 2ª Guerra Mundial? Não só é possível, como pode trazer muitos benefícios para os negócios, como aumento de produtividade, melhoria de processos e redução de retrabalho. "As empresas se surpreendem quando veem o tamanho do desperdício de tempo e recursos causado por processos ineficientes", afirma Junico Antunes, um dos principais especialistas em Lean Office no Brasil e consultor do Instituto Euvaldo Lodi (IEL). No dia 17 de agosto, ele participou de um workshop sobre os benefícios do lean para empresários, em Brasília. Confira a entrevista que ele concedeu à equipe da Agência CNI de Notícias.  

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS - Como funciona o Lean Office? Quais são os principais benefícios?

JUNICO ANTUNES - O Lean Office é a aplicação da filosofia de produção enxuta, também conhecido como Sistema Toyota de Produção, na esfera administrativa. Os conceitos fundamentais são a melhoria de fluxos no tempo e no espaço. Na indústria, isso acontece com materiais na fabricação de um produto. No escritório, é transformar os serviços mais ágeis e eficientes. Pode ser no serviço financeiro, contábil, enfim. Basicamente qualquer trabalho administrativo pode ter ganhos com o lean. 

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS - Pela sua experiência, atualmente qual é o problema mais comum encontrado nas empresas e que pode ser melhorado com a aplicação do Lean Office? Quais são os maiores ganhos?

JUNICO ANTUNES - Há muita espera. Os processos esperam demais para acontecer. É como se você estivesse em uma fila de banco esperando o atendimento. Não faz muito sentido dentro de um escritório. Diminuir esse tempo permite fazer mais trabalhos em menos tempo. Existe a burocracia positiva, que é quando os processos internos são definidos, mas muitas vezes eles são mal projetados. Muito tem a ver com organização também. As empresas se surpreendem quando veem o tamanho do desperdício de tempo e recursos causado por processos ineficientes. Simplificar e padronizar processos permite um ganho muito grande de produtividade, redução de tempo entre pedidos e entregas, menos retrabalho, mais qualidade na operação e melhores condições de trabalho para os funcionários.

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS - Que tipo de mudanças são feitas? 

JUNICO ANTUNES - Em muitos casos, é preciso mudar o layout do escritório. Em muitos departamentos, as pessoas trabalham em baias, em isolamento, mas isso é ruim. Ideal é termos espaços amplos, onde as pessoas conseguem se enxergar e se comunicar com mais facilidade. A comunicação visual também é um aspecto muito importante, com a sinalização de onde ficam os setores e as pessoas.  

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS - Essa é uma metodologia que serve para qualquer empresa, independentemente de porte? 

JUNICO ANTUNES - De porte e de setor. Aliás, não são apenas empresas que têm ganhos. Tivemos boas experiências em tribunais de justiça, nos Correios e em instituições privadas. Ainda que os problemas de cada um sejam diferentes, os conceitos do Lean funcionam em diferentes aplicações porque é sempre possível fazer mais e melhor em menos tempo. 

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS- Em quanto tempo é possível ver os resultados?

JUNICO ANTUNES - Geralmente, iniciamos o lean por um setor ou uma área específica de um escritório. Entre o diagnóstico e a implementação das mudanças, colhemos os primeiros resultados dos indicadores criados para aquela empresa em três ou quatro meses. Ou seja, é relativamente rápido. Ao finalizar a implementação dessa primeira fase, conseguimos construir uma metodologia que pode ser replicada para outras áreas da empresa.