5 passos para uma reunião produtiva

As reuniões fazem parte da rotina da maior parte dos nossos colaboradores. Em média, chegam a ocupar ¼ de nossa agenda. Isso porque se constituem uma ferramenta indispensável para a efetividade do trabalho em equipe.

Olhando para a quantidade de tarefas que assumimos no dia a dia, nada mais prazeroso do que sair deste tipo de compromisso e ver que o nosso tempo foi bem produtivo.

Para garantir que sua reunião realmente traga contribuições para você e para a performance da organização, considere colocar em prática as seguintes dicas:

1. Planejamento: dedique-se à construção de um roteiro para sua reunião, relacionando os assuntos que deverão entrar em discussão. Isso irá ajudá-lo no momento de definir quanto tempo precisará para cumprir os objetivos propostos.

2. Logística: na sequência, defina o local e o horário para seu evento, considerando reunir-se à distância (por telefone, videoconferência e Skype, por exemplo) ou em local que facilite o acesso dos participantes com pouca disponibilidade de agenda. Caso algo o impeça de prosseguir com o compromisso, lembre-se de cancelar a reserva da agenda e do espaço.

3. Participantes: convide para sua reunião apenas colaboradores que podem contribuir com informações técnicas, experiência, capacidade e autonomia para tomada de decisão. Aqui é importante ressaltar que sua convocação deve ser enviada com antecedência e com informações preliminares sobre o assunto do qual se pretende tratar.

4. Liderança: é fundamental que um dos participantes exerça o papel de líder do evento, resgatando o foco das discussões e controlando o tempo. Uma reunião é considerada produtiva quando uma equipe consegue tratar um tema, tomar as decisões necessárias e planejar as próximas ações dentro do tempo previsto.

5. Plano de ação: registrar os principais pontos discutidos e os compromissos firmados por cada convidado é uma ótima maneira de converter as participações em ações efetivas que possam ser monitoradas.

As reuniões nos possibilitam, simultaneamente, partilhar experiências, obter informações, contribuir para a sinergia da equipe, produzir ideias e soluções melhores do que as individuais; portanto, vale a pena investir em ações que garantam que esses encontros sejam produtivos.