Relatórios anuais antigos do Senai são digitalizados

clique para ampliarDetalhes e cuidado guiaram o trabalho de digitalização

A área de Coordenação de Documentos Compartilhados (CDOC) e a Gerência de Planejamento, Orçamento e Gestão (GPOG) acabam de apresentar a conclusão do projeto de digitalização de Relatórios de Atividades Anuais do Senai Paraná. Durante o trabalho, a equipe encontrou relatórios de 1943 a 2010, em papel.

“Recebemos da técnica Márcia Natel, da GPOG, os relatórios para iniciar o processo de digitalização, acondicionados e catalogados de acordo com a metodologia, mas ao verificar a necessidade de preservação do acervo, solicitamos que fossem retirados clips, elásticos e plásticos das folhas. São materiais que danificam a qualidade da informação dos documentos”, explica Pamela Gonçalves de Souza, que lidera a equipe de captura do material. Para ela, “foi um prazer nos envolvermos na história do Senai”.

De acordo com a coordenadora da CDOC, Karin Klinczak, os cuidados necessários para manusear as folhas, retirando também as capas de pvc e espirais, e usando o método de captura de digitalização e fotos decorreu da importância histórica dos  documentos. “Além do cuidado com o material, tivemos a preocupação com a saúde da equipe, que usou equipamentos de proteção”, diz.

Em seguida, a CDOC realizou o processo de digitalização das 7.731páginas. No total, são 89 arquivos que estão disponíveis na rede do Senai e também em CD. O material físico será enviado à empresa especializada no arquivamento. Os documentos existentes a partir de 2010 já passavam pelo processo de digitalização.

Segundo Márcia Natel, esse é um momento muito especial para quem trabalha com dados e informações, já que os relatórios anuais do Senai ficavam registrados e compilados, até então, apenas em papel. “Com a digitalização dos relatórios do Senai desde sua criação, a redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos será um dos benefícios e agilizará a busca dos dados históricos da instituição”, afirma. E acrescenta que o trabalho realizado pela equipe da CDOC foi de confiabilidade e presteza. “Com isso, a memória do Senai é preservada, estará acessível e pode ser compartilhada”.

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Para que o trabalho de captura das imagens fosse realizado com rapidez e eficiência, a equipe usou o método de digitalização com scanners de alta produção e um suporte de apoio para a captura de imagens por foto. Esse suporte foi criado em 2011 para atender a outro projeto do Senai, desenvolvido por um professor do curso técnico em Mecânica, da unidade da Cidade Industrial de Curitiba.

Para Márcia, o exemplo de gestão documental e digitalização de documentos pode ser seguido por todos. “Desta forma, os espaços físicos ficam mais livres, o acesso à informação é rápido e evita o manuseio de documentos no formato papel. Mas o mais importante mesmo é a preservação da memória da instituição”.