Mantenha o controle

Durante uma reunião, seu gestor questiona sobre dados importantes de um projeto executado há meses. Assim que você deixa o compromisso, retorna para sua mesa e começa uma busca desesperada em seus arquivos, revirando gavetas, pastas no computador e caixa de e-mail, até encontrá-los.

Reconhece essa situação? É uma cena muito comum na vida de quem não dedica o tempo devido à gestão de seus documentos corporativos. Confira algumas dicas de como mudar esse perfil e manter tudo sob controle. 

1. Comece pelos papéis. Contratos, relatórios e outros documentos fiscais e contábeis que ainda precisam ser impressos, mais do que em gavetas, devem ser armazenados em locais específicos, distribuídos em pastas identificadas e com um prazo determinado, que deve ser consultado.fiscais. Extratos bancários e notas fiscais de serviços, por exemplo, só podem ser descartados após 5 anos.

2. Organize os arquivos digitais em poucas pastas. Quanto mais você amplia o leque de opções, mais tempo você ou um colega irão perder para salvar ou localizar um documento.

3. Nomeie suas produções apropriadamente. Evite nomes longos, letras maiúsculas, espaços e acentos. Além disso, utilize padrões como aaaammdd (ex.: 02 de abril de 2015 = 20150402) para registro de datas e -2, por exemplo, para o controle de versões (ex.: 20150402nomeiodocaminho-2.doc).

4. Elimine o que não é importante. Certamente seu computador está repleto de documentos que já não são mais úteis, como versões anteriores de trabalhos. Isso aumenta o risco de perder ou deletar documentos ativos erroneamente.

5. Gerencie seu correio eletrônico. Responda e-mails o mais rápido possível e mantenha na sua caixa de entrada apenas as mensagens que você ainda não respondeu ou que se relacionam com atividades em andamento. Na pasta de mensagens eletrônicas enviadas, apague regularmente os e-mails irrelevantes e crie pastas para os importantes.

Lembre-se que tão importante quanto organizar, é manter. Praticando essas dicas em seu dia a dia tudo ficará mais fácil.