Funções do Outlook que você não conhecia (até agora!)

Para muitas pessoas, o e-mail está mais para um ladrão de tempo do que um canal eficiente de atualização de informações. Mas sabe que dá pra facilitar a vida, utilizando melhor as ferramentas do Outlook?

clique para ampliarFelipe da Silva, trabalha na TI do Sistema Fiep 

Quem nos ajudou com essas dicas foi o analista de TI, Felipe da Silva. Olha o que ele compartilhou com o boletim Nosso Sistema:

Um organizador bastante útil é o comando “Regras”, na parte superior da tela. Utilizando este recurso, você consegue automatizar a entrada de e-mails, em pastas específicas. A organização pode ser feita por remetente ou assunto. Funciona bem por projeto – quando recebemos muitas mensagens referentes a um mesmo tema – ou por emissor, quando é importante termos arquivados os e-mails de um gestor ou cliente, por exemplo.

Vamos ao passo a passo:

•  Na Página Inicial do Outlook, clique sobre um e-mail que precisa ser organizado
• Clique no ícone “Regras”, na parte superior do Outlook, e escolha a opção “criar regra”.
• Escolha se você quer organizar por pessoa (“De”) ou por tema (“Assunto Contém”)
• Na parte inferior da caixa aberta, você pode escolher se quer sinalizar a chegada do e-mail com som e para qual pasta deseja enviar a mensagem. Identifique uma pasta já criada no Outlook, para onde deseja enviar a mensagem. Isso deve ser feito no campo “Mover o item para a pasta”.
• Quando concluir esta etapa, vai abrir uma nova janela, com a mensagem “Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na pasta atual”. Se você clicar nesta opção, seu Outlook vai automaticamente organizar todas as mensagens que contenham o filtro que você escolheu.

Outra dica é criar grupos com os quais você mantém uma comunicação mais frequente. Assim, você evita ter que procurar e digitar o nome de cada um, sempre que tiver que fazer contato. Na Página Inicial, clique em “E-mail de Equipe”. Na caixa “Nome”, identifique o grupo e na caixa “Para”, os nomes das pessoas que deverão receber suas mensagens. E pronto! Está criado o grupo.

Simples, né? Assim, você ganha tempo sempre que tiver que recorrer ao e-mail.

Se você também tem uma dica para compartilhar com os colaboradores, mande pra gente! Queremos muito contar para todos suas descobertas. Pode ser no e-mail nossosistema@fiepr.org.br ou no Yammer, marcando o nosso perfil. Até a próxima semana!